按照《中共锡盟委办公厅、锡盟行署办公厅关于印发<政协锡林郭勒盟委员会2015年度协商工作计划>的通知》要求，11月上中旬，盟政协就“逐步推进档案、史志数字化管理与使用”进行了专项调查，并于11月25日召集档案局、史志办负责人、专业工作人员及部分盟政协委员，就相关议题进行了专题协商，现形成以下报告。
　  一、盟史志办、档案局数字化管理与使用的基本情况
　  （一）盟档案局数字化管理与使用情况
　  目前，盟档案局馆藏档案166个全宗，117983卷（件），资料28827册，共计143651卷（件、册）。按照国家档案局《数字档案馆建设指南》，规划程序和要求，制定了档案数字化的总体方案、技术路线与工作方法，正致力于档案数字化工作标准化、规范化和流程化。在交换机、档案管理软件、磁盘阵列、专业档案扫描仪、声像档案采集等设施设备不足的情况下，档案人员克服困难，著录存储机读目录24万4千多条卷内文件目录。
由于硬件设备的缺乏，馆藏档案全文扫描、声像档案采集、图像处理、存储工作等数字化还未开展，不利于实现档案信息资源的社会共享。
　  （二）盟史志办数字化管理与使用情况
　  1、建成锡林郭勒盟地情网。在全国地方志数字化试点工作推动下，2013年，锡盟地情网上线，这是全区第一家上线的盟市级地情网站。网站设锡盟概览、组织机构、党史、地方志、资料库、大事扫描、法规文件、工作动态、领导讲话、世界遗产、草原风情等11个栏目。与自治区区情网、锡林郭勒政务门户网等实现资源共享、互联互通。网站的初步使用，在为领导决策服务、为经济社会发展服务、为改革开放服务中发挥了积极的作用。成为我盟史志资源开发利用有效的数字平台。
　  2、积极筹建锡林郭勒盟党史方志馆。锡林郭勒盟党史方志馆位于党政大楼一楼东侧，面积170平方米。目前场馆装修改造工程结束，内部基础设备采购正在进行中。党史方志馆的建成发展，将为现存的全盟95部史志资料数字化提供可能。
　  3、正与自治区方志馆合作数字化地方志书（不包括党史部分）。预计2016年网站的数据库可对外开放。
　  锡盟史志数字化管理与使用目前处于起步阶段，党史、地情资料库以及多媒体平台建设真正达到数字化管理与应用尚需时日。
　  二、档案、史志数字化管理与使用存在的困难和问题
　  1、专业人才紧缺。随着档案、史志事业快速发展，档案、史志的数量剧增，如何将这些档案、史志数字化对相关人员提出了更高要求。即，从业人员应该是具备专业知识和懂得信息化技术的复合型人才。而现在盟史志办和档案局都不同程度存在工作人员平均年龄偏高、对新技术懂之甚少，无法高效操作数字化工作的现象。这极大地制约了档案、史志数字化的进程。且两部门均存在有编制但进不来人员情况。
　  2、专业设备不足。档案、史志数字化需要相关的专业软硬件设备。但盟史志办、档案局均不同程度存在无专业软硬件设备或设备老化落后问题。如，盟馆现有的档案管理软件(DAMRS2000)是10年前购买的,虽然是网络版的档案管理软件，但只能在操作系统windows2000下才能运行，检索目录比较麻烦，检索条件少稍有误就找不着这个目录，数据库设置的几个模块不太完善，并存在很多缺陷，很多工作无法开展。
　  3、数字化机构不完善。档案、史志数字化工作是项长期、工作量巨大的工作，需要调整、设立相关负责的业务科室，保证相关工作的具体实施。
　  4、档案、史志数字化还未实现数字化共享。
　  三、档案、史志数字化管理与使用的建议
　  针对存在的问题，对档案、史志数字化管理与使用提出以下建议：
　  1、建议建设复合型人才档案、史志队伍。要进一步加强从业人员外地进修、学术交流等活动，不断更新知识、拓宽视野、强化专业技术人员的业务能力，提高人才队伍整体水平；同时，要利用单位的空编，及时引进或考录一批既熟悉档案、史志业务，又熟悉数字化管理的专业人才。解决档案、史志数字化管理人才短缺的问题。
　  2、建议加强档案、史志数字化的软硬件设施建设。实现档案、史志数字化需要必备的设备和强有力的资金保障。财政部门应把这项内容列入预算，保证档案、史志工作的资金投入力度，为两部门配备必要的数字化设备。
　  3、建议增设相关的科室。为了稳步推进档案、史志数字化工作，应从内部增设相关科室，落实相关责任。如，增设盟档案局信息技术科，人员从盟档案局内部调整，不增加人员编制数，只增加科级领导职数等。确保此项工作有人抓有人管。
　  4、建议加快档案、史志数字化进程，建立共享平台。服务锡盟经济社会发展和广大干部群众。